Wprowadzanie tej regulacji związane jest także z ogromną rolą elektronicznych środków komunikacji, e-handlu, e-usług czy e-banków. Liberalizacja przepisów dotyczących formy czynności prawnych, dostosowująca prawo do aktualnych potrzeb gospodarki, obejmuje wprowadzenie materialnoprawnej definicji dokumentu, wprowadzenie dokumentowej formy czynności prawnej (złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie), a także nowe ujęcie formy elektronicznej.

Definicja dokumentu

   Nowela ta wprowadza nowa kategorię pojęciowa formy dokumentowej jako nowego typu czynności prawnej. Termin „dokument” jest używany w przepisach prawa cywilnego do określenia różnorodnych dokumentów zarówno pod względem rodzajowym, jak i pod względem realizowanych funkcji. Posługiwanie się dokumentami jest podstawą funkcjonowania wszelkich instytucji, urzędów i przedsiębiorstw we współczesnym świecie. Pomimo dynamicznego rozwoju nowych technologii i rozpowszechniania się elektronicznych nośników danych, pojęcie dokumentu wciąż – niejako mimowolnie – kojarzy się z kartką papieru zawierającą informację stwierdzoną pismem. Naprzeciw temu rozumieniu wychodzi polski ustawodawca.Wprowadzenie ustawowej definicji dokumentu jednoznacznie zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, dając w ten sposób wyraz szerokiemu ujęciu dokumentu. Zgodnie z tą definicją (art. 77² KC): „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie”.  Konstytutywną cechą dokumentu w świetle projektowanego przepisu jest zatem jego intelektualna zawartość, czyli informacja – treść obejmująca różnego rodzaju oświadczenia, w tym oświadczenia woli. Treść ta musi zostać odpowiednio utrwalona w sposób umożliwiający jej odtworzenie. W takim ujęciu, dla bytu dokumentu nie ma znaczenia to, czy jest on podpisany.

Dokumentowa forma czynności prawnej

   Stworzenie definicji legalnej pojęcia dokumentu było punktem wyjścia dla wprowadzenia do Kodeksu cywilnego formy dokumentowej jako nowego typu formy szczególnej czynności prawnych. Wprowadzenie formy dokumentowej do Kodeksu cywilnego będzie prowadzić do stworzenia prawnych ram funkcjonowania formy, która obecnie jest już w obrocie powszechnie stosowana (np. poczta elektroniczna, SMS), a z uwagi na coraz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii, stale zyskuje na znaczeniu. Forma dokumentowa, z uwagi na łatwość jej zachowania, ma przyczynić się do usprawnienia dokonywania czynności prawnych, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji dowodowej stosownie do przepisów KPC o mocy dowodowej dokumentów.

   Forma dokumentowa, ma stanowić formę o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna, co przede wszystkim przejawia się w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu. Wystarczające będzie ustalenie na podstawie samej treści dokumentu, czy po sprawdzeniu np. informatycznego nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego złożono oświadczenie. Aby informacja mogła zostać odtworzona, musi zostać odpowiednio zapisana. Oba elementy razem, tj. informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik, stanowią dokument. Informacja bez nośnika nie jest dokumentem. Nie jest nim też niezapisany informacją nośnik. Definicja nie przesądza o rodzaju nośnika, uwzględniając nowoczesne nośniki zapisu. W przypadku konieczności badania dokumentu przez biegłego (informatyka) konieczna może być analiza wielu informatycznych nośników danych zawierających poszczególne dane składające się na jeden dokument. Takie ujęcie dokumentu odpowiada nowoczesnemu zapisywaniu danych zawierających informację.

Pojęcie formy elektronicznej

   Ustawa wprowadza także definicję formy elektronicznej. Umieszczenie definicji formy elektronicznej w odrębnym przepisie jednoznacznie przesądzi o tym, że stanowi ona odrębny, choć równoważny w stosunku do formy pisemnej, typ formy szczególnej. Takie rozwiązanie pozwala na rozstrzygnięcie od lat prowadzonej dyskusji w zakresie potrzeby wyróżnienia formy elektronicznej jako odrębnej formy czynności prawnej.

   Zaproponowany art. 78¹ § 2 KC określa wyraźnie względny charakter zasady równoważności między formą pisemną a elektroniczną, która może zostać wyłączona na podstawie ustawy lub czynności prawnej. Natomiast zgodnie z art. 78(1) § 1 k.c., Do zachowania formy elektronicznej czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go podpisem elektronicznym umożliwiającym identyfikację osoby składającej oświadczenie oraz rozpoznanie każdej późniejszej zmiany treści takiego oświadczenia. Warto zauważyć, że złożenie takiego oświadczenia nie wymaga złożenia tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, a jedynie jakiegokolwiek podpisu elektronicznego, który umożliwi identyfikację osoby składającej oświadczenie.

   „Dokumentowanie” w postaci elektronicznej zdarzeń mających znaczenie prawne jest już codziennością. W postępowaniu sądowym strony coraz częściej sięgają po dowody w postaci danych tekstowych utrwalonych w postaci elektronicznej (np. SMS). Już wcześniej w polskich aktach prawnych zawarte były rozwiązania umożliwiające dokonywanie czynności prawnych w formie elektronicznej. Najlepszym tego przykładem jest ustawa z 1997 roku – Prawo bankowe, która w art. 7 dopuszcza możliwość składania oświadczeń w zakresie czynności bankowych na elektronicznych nośnikach informacji, zrównując tak dokonane czynności z czynnościami, dla których wymagana jest forma pisemna dla celów dowodowych i pod rygorem nieważności. 

   Wyraźne wprowadzenie formy elektronicznej doprowadzi do zakończenia sporu pomiędzy zwolennikami wyodrębnienia elektronicznej formy czynności prawnych jako nowej formy szczególnej a autorami twierdzącymi, iż jest to wyłącznie (elektroniczna) postać formy pisemnej. Dokonując interpretacji art.60 k.c. i art.78 § 2 k.c. różni autorzy zajmowali całkowicie odmienne stanowiska we wskazanym zakresie. Np. Z. Radwański wskazywał, że wyodrębnienie formy elektronicznej jest zasadne z metodologicznego punktu widzenia, ponieważ zasadniczo różne przesłanki – od formy pisemnej – muszą być spełnione, aby przekaz elektroniczny był pod względem skutków prawnych równoważny dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi. Prezentując odmienny pogląd, J. Janowski wywodził, że o wyodrębnieniu szczególnej formy czynności prawnej powinny decydować szczególne skutki prawne, jakie prawo wiąże z jej zachowaniem. Dlatego też przez długi czas mówiono o istnieniu formy elektronicznej w sensie technicznym, gdyż w sensie prawnym nadal pozostawała tylko jedna forma pisemna, która mogła być wypełniania w dwóch postaciach.

   Twórcy projektu ustawy przesądzili o tym, że forma elektroniczna stanowi odrębny, choć równoważy w stosunku do formy pisemnej, typ formy szczególnej. Wyodrębnienie formy elektronicznej usuwa także spór wokół możliwości posłużenia się tą formą przez osoby mogące czytać, a nie mogące pisać.

Podsumowanie

   Zamiar wprowadzenia do Kodeksu cywilnego definicji legalnej pojęcia dokumentu oraz formy dokumentowej jako nowej formy szczególnej czynności prawnych należy ocenić pozytywnie. Podobnie pozytywnie należy ocenić zamiar wprowadzenia formy elektronicznej czynności prawnej. Wprowadzenie tej formy czynności prawnej usuwa wieloletni spór co do funkcjonowania tej formy jako innej formy szczególnej czynności prawnej. Oczywiście wprowadzenie formy elektronicznej powoduje także konieczność zmiany procedury cywilnej pod kątem badania prawdziwości dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej. Konstatacja może być jednoznaczna. Ustawodawca polski stara się, aby aktualne prawodawstwo nie pozostawało w tyle wobec rozwoju społeczeństwa informacyjnego, wykorzystującego technologie informacyjne i komunikacyjne, tak w codziennej komunikacji jak i przy składaniu oświadczeń woli.

Źródła: